Alur Sirkulasi Buku
Panduan perjalanan koleksi dan anggota, mulai dari registrasi, pencarian, peminjaman, penggunaan hingga pengembalian buku di Perpustakaan Sumatera Thawalib Parabek.
Bagaimana Prosesnya?
Ikuti enam tahapan utama berikut untuk menggunakan layanan sirkulasi perpustakaan.
Persiapan & Registrasi Anggota
Tahap awal bagi calon peminjam untuk terdaftar sebagai anggota perpustakaan dan memenuhi kebutuhan administrasi.
- Datang ke perpustakaan
- Mengisi formulir pendaftaran anggota
- Data diverifikasi oleh petugas TU
- Pengambilan pas foto untuk Kartu Identitas Santri
- Petugas menyiapkan data anggota pada kartu
- Pembuatan kartu anggota perpustakaan
- Kartu anggota diserahkan kepada peminjam
Pencarian & Pemilihan Buku
Anggota mencari koleksi menggunakan katalog perpustakaan atau OPAC sebelum mengambil buku yang tersedia di rak.
- Mengakses katalog perpustakaan (OPAC)
- Mencari berdasarkan judul, penulis atau subjek
- Memeriksa ketersediaan koleksi
- Mencatat lokasi buku pada rak
- Mengambil buku dari rak
- Memeriksa kondisi fisik buku
Peminjaman di Meja Sirkulasi
Tahap formal ketika anggota menyerahkan kartu dan koleksi kepada petugas untuk diproses dalam sistem perpustakaan.
- Datang ke meja layanan sirkulasi
- Menyerahkan kartu anggota dan buku
- Barcode kartu anggota dipindai
- Barcode buku dipindai
- Data transaksi dicatat oleh sistem
- Tanggal jatuh tempo ditentukan
- Slip peminjaman diisi
- Buku diserahkan kepada peminjam
Masa Peminjaman & Perpanjangan
Anggota menggunakan buku selama periode pinjam dan dapat mengajukan perpanjangan sesuai ketentuan perpustakaan.
- Buku digunakan selama masa pinjam
- Memantau tanggal jatuh tempo pada slip
- Datang ke perpustakaan jika membutuhkan perpanjangan
- Petugas memeriksa status buku
- Perpanjangan umumnya diberikan selama 7 hari
- Tanggal jatuh tempo diperbarui
Pengembalian Buku
Tahap akhir ketika buku yang telah selesai digunakan dikembalikan kepada perpustakaan untuk diproses kembali ke dalam koleksi.
- Datang ke perpustakaan membawa buku
- Mendatangi meja pengembalian
- Menyerahkan buku kepada petugas
- Buku dipindai oleh petugas
- Status buku diperbarui menjadi kembali
- Kondisi fisik buku diperiksa
- Kerusakan diproses sesuai ketentuan
- Keterlambatan dihitung sesuai aturan
- Denda dibayarkan apabila ada
- Pengembalian dikonfirmasi selesai
Penanganan Kasus Khusus
Prosedur untuk kondisi tertentu seperti keterlambatan, kehilangan, kerusakan, dan reservasi koleksi.
- Keterlambatan dihitung Rp500/hari/buku
- Denda dibayarkan dan status diperbarui
- Kehilangan atau kerusakan dilaporkan kepada petugas
- Kerusakan dievaluasi oleh perpustakaan
- Ganti rugi kehilangan/kerusakan berat sesuai ketentuan
- Reservasi dilakukan melalui sistem
- Anggota masuk antrean reservasi
- Notifikasi diberikan ketika koleksi tersedia
Aturan Perpustakaan
Ketentuan dasar mengenai jumlah koleksi, masa peminjaman, denda dan perpanjangan.
Batas Peminjaman
- Santri: 3 buku, masa pinjam 7 hari
- Santri kelas 3: 7 buku pelajaran, 1 semester
- Guru: 10 buku, 1 semester
- Pegawai: 5 buku, 30 hari
Denda & Sanksi
- Keterlambatan: Rp500/hari/buku
- Kehilangan: seharga buku
- Kerusakan ringan: sesuai tingkat kerusakan
- Kerusakan berat: penggantian buku baru
Perpanjangan
- Maksimal 2 kali perpanjangan
- Tidak terdapat reservasi dari anggota lain
- Tidak memiliki tunggakan denda
Sistem & Keamanan
Sistem Informasi
Layanan perpustakaan didukung oleh SLiMS, barcode scanner, database terpusat serta portal online yang mendukung layanan mandiri bagi anggota.
Keamanan Informasi
Area perpustakaan dilengkapi pemantauan CCTV dan dilakukan pencadangan data secara berkala untuk menjaga keamanan informasi dan operasional layanan.
Target Kinerja
Indikator layanan yang menjadi acuan kinerja perpustakaan.